Excel

Fiindca sunt nou pe aici, da-mi voie sa ma prezint. Radu Popa ma numesc si sunt pasionat de Excel. In urma cu un an si jumatate am inceput si un blog despre Excel ca sa ii ajut pe cat mai multi sa devina acei “ninja” in Excel de care fiecare birou are nevoie.

Mi-am propus ca in acest articol sa iti dau cele mai relevante 7 lucruri pe care le poti face in Excel. Ca sa fac lista am apelat la cateva metode mai ciudate, proiectie astrala, glob de cristal si numerologie. Cum din pacate asta nu a functionat, am facut o pivotare si l-am intrebat pe nenea Google Analytics. De asta am schimbat titlul din relevante in cautate.

Ca sa ramanem la nivelul de articol si nu roman fluviu, nu am facut tutoriale complete, am pus cateva idei cu link-uri de unde poti citi mai multe. Bun, gata cu introducerea, hai sa incepem.

7. Organigrama in Excel

Cand vorbesc despre organigrame in Excel, nu ma refer sa desenam patratele si sa le unim intre ele prin liniute, asta putem face in si Paint. Excel e bun cu noi, se ofera sa faca el munca de “chinez” de desenat patratele si liniute. Noi doar trebuie alternam intre ENTER si TAB.

organigrama

E adevarat ca putem face organigrame si in Word si Power Point. Partea faina daca lucram in Excel e ca nu suntem limitati de pagini, iar daca avem mai multe organigrame le putem aranja usor sub forma de sheet-uri. Citeste mai multe aici.

6. Macro-uri

Inca de cand invatam ABC-urile Excel-ului am auzit despre Macro-uri. Nu stiam “cu ce se mananca” dar presupuneam ca sunt pentru cei “alesi” care respira si transpira Excel.

Macro

Macro-urile nu sunt de fapt atat de complicate, sunt un set de actiuni pe care le putem inregistra iar mai apoi sa le rulam. Sunt utile cand facem lucruri care sunt atat repetitive cat si previzibile.

Luam un exemplu, daca ai nevoie sa copiezi 5 valori dintr-un sheet in altul, iar valorile astea nu sunt pe o linie sau coloana, ar fi interesant sa folosesti un macro. In felul asta, in loc de COPY / PASTE de 5 ori, trebuie doar sa rulezi un macro pe care l-ai inregistrat in prealabil.

5. Separa numele de prenume

Cu totii am trecut pe acolo, am primit un tabel cu 500+ randuri in care numele si prenumele era scris pe o singura coloana, si noi aveam nevoie sa fie pe 2 coloane.

Aici ai 2 variante, sa petreci vreo ora ca sa le separi manual, sau sa folosesti text to columns ca sa faci acelasi lucru in 10 secunde. Daca vrei sa vezi mai exact cum, poti sa arunci o privire aici.

4. Pivot table

Fa un exercitiu de imaginatie impreuna cu mine. Hai sa presupunem ca ne uitam la un tabel cu vreo 3462 de randuri. Ca sa fie mai concret exemplu, hai sa presupunem ca vedem pe fiecare linie din tabel cate o vanzare facuta de compania noastra. Managerul tau te intreaba care sunt produsele care se vand cel mai bine.

Daca ai mai fost in situatia asta probabil ca ai observat nu prea te ajuta sa te uiti pur si simplu la tabel, asta daca nu ai capacitati supranaturale de analiza a tabelelor. Un pivot table in excel poate compensa totusi lipsa noastra de superputeri.

3. Functia VLOOKUP

In “tara Excel-ului” sunt multe functii, si multe dintre ele sunt foarte utile. VLOOKUP e o functie mai speciala pentru ca te poate face mult mai rapid.

Nu vreau sa intru foarte mult in detalii aici. Vreau sa iti spun despre aceasta doar ca e foarte utila cand ai nevoie sa copiezi anumite valori dintr-un tabel intr-altul. Nu ma mira ca aceasta functie e in top 3 la cautari, daca vrei sa vezi mai in detaliu despre ce e vorba, arunca o privire aici.

2. Data nasterii din CNP

Daca VLOOKUP nu ma surprinde ca a ajuns in top 3, aici e alta situatie. La un moment dat am primit un model simplu care iti extrage data nasterii, varsta, sexul din CNP pe care l-am “aruncat” pe blog asa doar sa fie. Ce m-a surprins a fost ca in scurt timp a devenit cel mai citit articol.

Ca si multe lucruri pe care le facem in Excel analizarea CNP-ului poate fi automatizata relativ usor. Aici poti sa vezi cum am facut eu, iar daca te intereseaza un mod de validare a CNP-ului, poti vedea mai multe aici.

1. Grafice

Vreau sa iti prezint cel mai popular mod prin care oamenii creaza grafice in Excel, dupa ani de studii riguroase impreuna cu cercetatorii britanici am identificat 4 pasi comuni:

  1. Fac un tabel in care pun datele pentru grafic
  2. Selectez tot tabelul
  3. Accesez optiunea insert chart
  4. Sper ca graficul sa arate exact cum vreau

Sa nu ma intelegeti gresit, cred ca e bine sa avem speranta, doar ca nu atunci cand lucram in Excel. Cum inca nu exista optiunea “insert chart exact cum e in capul meu” ar fi util sa intelegem mecanismul din spatele unui grafic. Daca te-am facut curios, poti sa citesti mai multe aici.

MS Excel are multe “taine”, e clar ca nu aveam cum sa le prezint pe toate in acest articol, nici in peste 120 de articole nu am reusit asta. Sper totusi ca te-am facut curios ca sa vrei sa afli mai multe despre cum te poate ajuta Excel si nu numai ca sa fii mai rapid in ceea ce faci.

Sunt curios care ti se par tie cele mai interesante “chestii” pe care le poti face in Excel, hai sa vorbim mai multe in sectiunea de comentarii.

2 COMENTARII

LĂSAȚI UN MESAJ

Please enter your comment!
Please enter your name here